PROYECTOS
CONCEPTOS BÁSICOS
El proyecto es una unidad de acción capaz de materializar algún
aspecto del desarrollo económico o social. Esto implica, desde le
punto de vista económico, proponer la producción de algún bien o
la prestación de algún servicio, con el empleo de una cierta
técnica y con miras a obtener un determinado resultado, como ventaja
económica o social.
El elaborar un proyecto supone la indicación de los medios
necesarios para su realización y la adecuación de esos medios a los
resultados que se persiguen. El análisis de estas cuestiones se hace
en los proyectos no solo desde el punto de vista económico sino
también técnico, financiero, administrativo e institucional.
Existen varias definiciones sobre lo que significa un proyecto, entre
las que se pueden analizar las siguientes:
“Proyecto, es una inversión planeada de una actividad, con el
objetivo de crear o ampliar una empresa o institución para producir
bienes o servicios”
“El estudio que trata de configurar la realización concreta de
parte de un determinado programa de inversiones, de organización,
etc. y que debe someterse a una evaluación”.
“Es un conjunto de acciones que son necesarias realizar para
alcanzar un objetivo previamente establecido, limitado por
parámetros, temporales, tecnológicas, políticas, institucionales,
económicas y ambientales”.
Todos los proyectos se planifican, desde los más sencillos como
crear una estructura extra en la empresa, sacar al mercado un nuevo
producto o la organización de un evento.
En general, la realización de un proyecto supone una inversión, es
decir una utilización de recursos. En muchos casos la inversión es
el hecho más importante que se analiza en un proyecto, en otros
casos son problemas de distinta naturaleza.
Clasificación de proyectos.
Desde un punto de vista económico, la clasificación más común de
los proyectos de producción de bienes y de prestación de servicios
corresponde a la división de la economía en sectores de producción.
este enfoque sectorial permite clasificar los proyectos en
agropecuarios, industriales, de infraestructura social, de
infraestructura económica y de servicios.
Proyectos de Servicio.
Son aquellos que prestan servicios de carácter personal, material o
técnico, tanto a nivel profesional o a través de instituciones.
Incluye consultorías, investigaciones técnicas, comercialización
de productos y servicios sociales que no estén incluidos en la
infraestructura social.
OBJETIVOS DE UN PROYECTO
Los proyectos de inversión pueden tener diversos objetivos. Dentro
de estos objetivos se incluyen los de:
Desarrollo
Técnicos
Asignación de recursos
Rentabilidad
ETAPAS DE UN PROYECTO.
La finalidad de todo proyecto como documento de análisis, es aportar
elementos de juicio para la toma de decisiones sobre su ejecución o
sobre el apoyo que debiera prestar para su realización.
Ciclo de vida de un proyecto
El ciclo de vida de un proyecto comprende tres etapas bien
diferenciadas
Elaboración
Ejecución
Terminación
Elaboración
La finalidad de un documento sobre el proyecto es aportar elementos
de juicio para tomar decisiones sobre su ejecución. Para ello deben
analizarse problemas técnicos y ambientales, económicos,
financieros, administrativos e institucionales. Estos diversos
aspectos se correlacionan en cada estudio parcial que compone la
justificación del proyecto. Esto requiere haber pasado, explícita o
implícitamente, por varias etapas previas antes del diseño final.
En general dentro del ciclo de elaboración de un proyecto se
reconocen las siguientes etapas:
En el siguiente gráfico se muestra cómo durante el ciclo de
elaboración del proyecto se va afinando el conocimiento sobre el
mismo al disminuir las incertidumbres pero por otro lado este
conocimiento implica costes para realizar los estudios
correspondientes.
I.
DISEÑO DEL PROYECTO
1.
Elementos contextuales
a) Destinatarios
b) Dinámica territorial (barrio, unidad vecinal,
comuna, etc.)
c) Dinámica sectorial (danza, teatro, música,
patrimonio, desarrollo comunitario, educación, etc.)
II.
FORMULACIÓN DEL PROYECTO
1.
Objetivo general
2.
Objetivos específicos
3.
Fundamentación
4.
Descripción (Destinatarios, Localización, Participantes)
5.
Actividades
6.
Cronograma de actividades
7.
Recursos
a) Equipo humano
b) Recursos materiales
c) Recursos financieros
8.
Reseña de los responsables y ejecutores del proyecto
I.
DISEÑO DEL PROYECTO
1.
Elementos contextuales
Debemos
observar las condiciones relevantes a tomar en cuenta en la gestión
de nuestros proyectos. Una vez realizado ese primer paso, es
necesario iniciar el diseño del proyecto analizando y describiendo
los elementos del contexto en el cual queremos insertarnos. Explorar
y conocer las dinámicas del territorio, las características
sectoriales y a los destinatarios que queremos llegar es fundamental
para definir los alcances y objetivos de nuestro proyecto.
a.
Destinatarios/Usuarios/Beneficiarios/Público
Los
destinatarios serán un grupo de personas que comparten ciertas
características comunes, al que dirigimos nuestros proyectos.
Toda
iniciativa que llega a plantearse como proyecto contempla algún tipo
de destinatario y, en la mayoría de los casos, satisfacer sus
necesidades es el fin último del proyecto.
Es
fundamental entonces poder caracterizar a nuestros destinatarios, ya
que cada iniciativa tiene un público específico. No es lo mismo un
concierto planteado para niños de enseñanza básica, que uno para
universitarios o la tercera edad. Para hacer esta segmentación se
pueden usar criterios como edad, género, intereses y prácticas
artísticas, áreas de residencia y nivel de formación. La
efectividad de nuestra acción dependerá en gran parte del
conocimiento que tengamos de nuestros destinatarios.
b.
Dinámica territorial
Es el
análisis de los factores inherentes al territorio de referencia del
proyecto que pueden influir en su definición. Se trata, por lo
tanto, de conocer y resaltar los elementos distintivos del territorio
en el que se llevará a cabo nuestro proyecto y que hacen que sea de
una determinada manera.
Entenderemos
por territorio aquel espacio natural o administrativo en el que
tenemos previsto intervenir. Puede tratarse de una plaza, un barrio,
una comuna, una provincia, una región o estado, un país entero o
cualquiera de los cinco continentes. Lo importante es acotar nuestro
espacio de análisis y observar en ellos características económicas,
sociales, culturales, demográficas, políticas y otras necesarias
para su identificación. Para hacer este análisis podemos recurrir a
datos demográficos, sociológicos, indicadores
económicos,
datos culturales generales como mapa de infraestructura cultural,
niveles de oferta cultural, niveles de consumo cultural e impactos de
los medios de comunicación locales y generales.
c.
Dinámica sectorial
Es el
análisis de los factores inherentes al sector cultural en el que se
enmarca el proyecto y que pueden influir en su definición.
Entenderemos
por sector aquel espacio conceptual o temático en el que tenemos
previsto intervenir. Puede tratarse de un sector reconocido de la
cultura como el patrimonio cultural y natural, las artes visuales,
las artes escénicas, la música, el sector audiovisual o el
literario. Puede ser un sector menos estandarizado como la fiesta, la
cultura popular, el turismo cultural, los medios de comunicación, la
cooperación internacional, la moda o la participación ciudadana,
por citar algunos. El comportamiento y las dinámicas de crecimiento
y desarrollo de sector será el objeto de nuestro análisis.
Para
conocer y analizar las características de los
destinatarios/beneficiarios, el territorio y el sector, podemos
recurrir a diversas fuentes informativas; no siempre es necesario que
apliquemos directamente encuestas o realicemos estudios, ya que cada
vez más existen en el país organismos dedicados a generar tal
información.
I.
FORMULACIÓN DEL PROYECTO
Esta es
la parte del proyecto en que definimos qué vamos a hacer y
estructuramos cómo hacerlo. Recurriremos a un esquema de proyecto
bastante difundido en el medio cultural. Una herramienta útil para
orientarse en la visualización de cada punto es el método de las
preguntas.
El
método de las preguntas
Es
frecuente ver proyectos redactados siguiendo un método muy simple y
efectivo que ayuda a su presentación de forma clara y sucinta.
Su
utilidad es sobre todo para personas que se inician en la labor de
elaboración de proyectos, finalizando los pasos del método de
preguntas con un documento descriptivo, que actúa como elemento de
comunicación básico.
Preguntas
básicas:
Qué > Objetivo general
Para qué > Objetivos específicos
Por qué > Fundamentación
Cómo > Actividades
Dónde > Localización
Para quién > Público destinatario
Cuándo > Cronograma
Quiénes > Equipo de trabajo
Con qué > Recursos humanos, materiales y financieros
1.
Objetivo general
Define
lo que se pretende lograr con el proyecto, sus resultados o logros
esperados. Este puede ser cuantificable en la medida que se
establezcan los fines que se pretenden alcanzar.
Sus
principales características son:
Responde
a la pregunta ¿qué se quiere lograr?
Es
aquel propósito más amplio que conforma el marco de referencia en
relación al cual se estructura todo el resto de los elementos que
componen el proyecto (objetivos específicos, actividades y
recursos).
Es
el gran fin que se persigue y que una vez ejecutado el proyecto debe
estar realizado.
Se
expresan en términos amplios y con verbos en infinitivo (crear,
desarrollar, conocer, difundir, satisfacer, etc.).
Se
recomienda elaborar un solo objetivo general por proyecto.
2.
Objetivos específicos
Éstos
se desprenden directamente del objetivo general. Son las grandes
líneas de acción que van a permitir su realización. Por esta razón
deben estar en total coherencia con él.
Sus
principales características son:
Responden
a la pregunta ¿cómo se pretende lograr el objetivo general?
Son
más concretos que el objetivo general.
Su
realización debe ser evaluable.
De
ellos se desprenden las actividades.
3.
Fundamentación
Responde
a la pregunta ¿por qué es necesario realizar este proyecto? Es la
interrogante básica que necesitamos responder cuando redactamos la
fundamentación o justificación. Para apoyar la respuesta a esta
pregunta recurriremos al diagnóstico realizado en la primera parte
del proyecto; desde donde debemos abordar dos cuestiones
fundamentales para que esta parte del proyecto sea coherente:
Existen
muchas vías para lograr el objetivo general y nuestro proyecto es
una de ellas. Por eso, debemos justificar por qué la solución que
elegimos es la más adecuada y viable para resolver un problema
principal.
A la hora de hacer la fundamentación o justificación
de nuestros proyectos debemos responder:
4.
Descripción
En este
punto podemos exponer con más detalles las características del
proyecto, de modo que quien desee conocerlo pueda hacerse una imagen
precisa del mismo. Además de otros antecedentes se pueden incluir
los siguientes:
Responde
a las preguntas ¿qué?, ¿cómo?, ¿con quién?, ¿dónde?
Información
sobre las etapas del proyecto
Contenidos
de las actividades
Programación
de las actividades
Lugares,
fecha y hora donde se realizarán las actividades
Antecedentes
breves sobre historia de organización, creadores o lugares, según
corresponda.
Identificar
a los otros participantes del proyecto (personas y organizaciones)
5.
Actividades
Las
actividades se desprenden directamente de los objetivos específicos,
deben estar contenidas en la descripción y claramente señaladas en
el cronograma y presupuesto, como veremos más adelante.
6.
Cronograma de actividades
Todo
proyecto tiene un número de actividades y un tiempo en que deben
realizarse. El cronograma responde a la pregunta ¿cuándo se
realizarán las actividades del proyecto?, que nos permite ordenar
cronológicamente las actividades en el tiempo que hemos definido. De
esta forma podemos organizar las actividades en relación con las
principales líneas de acción a desarrollar.
Debido
a que las actividades están relacionadas entre sí, el no
cumplimiento de los tiempos definidos para su ejecución puede tener
consecuencias en la realización de los objetivos. Por ejemplo, si no
se distribuyen los carteles con la anticipación adecuada, esto puede
provocar una baja asistencia de público por desinformación, lo que
afecta directamente los resultados esperados.
Definir
el tiempo de realización de las actividades es clave; con una
estimación realista acerca del tiempo que requerimos para cada una,
podremos definir claramente las etapas de cumplimiento y distribuir
las labores de los responsables.
Para
realizar el cronograma podemos disponer de un cuadro que en su
primera columna señale las actividades y, en las otras, señale los
días, semanas, meses o años según la duración de nuestro
proyecto.
También
podemos incluir en una columna final los encargados/responsables de
cada actividad.
7.
Recursos
Los
recursos son los medios de distinta clase que, según se requieran,
sirven para lograr nuestros objetivos. La definición detallada de
los recursos necesarios para desarrollar las actividades de un
proyecto es fundamental para su realización. Un proyecto implica una
gran y diversa cantidad de recursos, por lo que es conveniente
tenerlos completamente visualizados en la etapa de formulación del
proyecto.
Estimar
y describir los recursos responde a la pregunta ¿qué y cuántos
recursos requiere el proyecto?
Todos
los proyectos requieren recursos para su concreción, que pueden ser
de diversa índole: el equipo humano, recursos materiales o técnicos
y financieros.
a.
El equipo humano, las personas
b.
Recursos materiales
Los
recursos materiales o técnicos son todas aquellas máquinas,
herramientas u objetos de cualquiera clase, necesarios para el
desempeño de nuestras actividades.
c.
Recursos financieros
Una vez
determinado el equipo humano y los recursos materiales, estamos en
condiciones de saber cuánto dinero necesitaremos para realizar el
proyecto. Existen distintos criterios para determinar los ítems de
un presupuesto. El más apropiado -desde el punto de vista de la
planificación- es guiarse por las grandes líneas de acción en
torno a las cuales organizamos las actividades. Otro criterio,
presente en muchos de los formularios de postulación a fondos
concursables, es separar los gastos en personal u honorarios, gastos
de operación (materiales y/o servicios) y gastos de inversión
(bienes).
Es
fundamental que el presupuesto tenga las siguientes características,
que deben ser tomadas en cuenta al evaluar un proyecto:
Debe
ser coherente con las actividades a realizar y con los objetivos.
Ser
realista. Se debe evitar, por una parte, elaborar un presupuesto con
gastos demasiado elevados o, por el contrario, con gastos muy
reducidos que en definitiva no permitirán la correcta realización
de las actividades.
La
confección de un presupuesto adecuado requiere de un proceso más o
menos largo para determinar el monto de cada gasto, respaldado a
través de cotizaciones de los honorarios, materiales y bienes y
servicios necesarios. Un presupuesto debe tomar en cuenta el precio,
calidad, disponibilidad y condiciones de pago de los recursos
necesarios.
Flujo
de Caja
Una vez
elaborado el presupuesto es conveniente determinar y visualizar
gráficamente como se comporta el flujo de recursos en el tiempo que
abarca el proyecto. Para ello elaboraremos un flujo de caja compuesto
por dos elementos:
Ingresos.
Hay que tener absoluta claridad acerca de cómo van a ingresar
los recursos al proyecto. El flujo sirve para evitar situaciones como
no poder realizar una actividad programada porque no se cuenta con el
financiamiento en el momento adecuado. Es útil elaborar un cuadro
donde se especifiquen, al menos, los siguientes ítems:
Subvenciones/Donaciones/Premios.
Ingresos
propios. Son los ingresos producidos por la propia organización.
Pueden provenir de cuotas de socios, actividades comerciales, etc.
En el caso de una entidad de origen público tendrá un presupuesto
asignado, como es el caso de las unidades de cultura municipales.
También
puede ser conveniente incluir un anexo con los recursos en especies
o servicios que ingresarán al proyecto como aporte, tales como
impresión de carteles, donación de libros, trabajo voluntario y
otros.
Gastos.
Se debe aclarar cómo se va a gastar el dinero en el tiempo que
abarca el proyecto. Para ello, se toma como base el presupuesto y se
proyecta en el tiempo la manera de afectarse los gastos. Pueden ser
divididos en: honorarios, operación e inversión.
8.
Antecedentes de los responsables y ejecutores del proyecto
Por
último, es importante incluir los antecedentes de los responsables
del proyecto. En el caso de gestores o artistas individuales,
incluir
una reseña de su trayectoria. En el caso de las organizaciones, su
misión, líneas de acción y proyectos realizados.
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-->
Evaluación de proyectos
En gestión de proyectos, la evaluación de proyectos es el proceso
por el cual se intenta conocer en qué medida un proyecto ha logrado
cumplir sus objetivos o bien qué capacidad tiene de cumplirlos.
En una evaluación de proyectos siempre se produce información para
la toma de decisiones, por lo cual también se le puede considerar
como una actividad orientada a mejorar la eficacia de los proyectos
en relación con sus fines, además de promover mayor eficiencia en
la asignación de recursos.
La evaluación no es un fin en sí misma, más bien es un medio para
optimizar la gestión de los proyectos.
Tipos de evaluación según el momento en que se
realiza
Los distintos tipos
de evaluación varían según el momento en que se realicen. Los
tipos de evaluación son: ex-ante, de proceso, ex-post
y de impacto.
-->
Evaluación ex-ante: Se efectúa antes de la aprobación del
proyecto y busca conocer su pertinencia, viabilidad y eficacia
potencial. Este tipo de evaluación consiste en seleccionar de entre
varias alternativas técnicamente factibles la que produce el mayor
impacto al mínimo costo.
Este tipo de evaluación supone la incorporación de ajustes
necesarios en el diseño del proyecto, lo cual podría generar
incluso el cambio del target, su jerarquía de objetivos y el
presupuesto.
Evaluación de proceso, operativa, de medio término o
continua: Se hace mientras el proyecto se va desarrollando y guarda
estrecha relación con el monitoreo del proyecto. Permite conocer en
qué medida se viene logrando el logro de los objetivos.
En relación con esto, una evaluación de este tipo debe buscar
aportar al perfeccionamiento del modelo de intervención empleado y a
identificar lecciones aprendidas.
Las fuentes financieras suelen requerir la realización de este tipo
de evaluación para ejecutar los desembolsos periódicos.
Evaluación ex-post, de resultados o de fin de proyecto: Se
realiza cuando culmina el proyecto. Se enfoca en indagar el nivel de
cumplimiento de los objetivos.
Evaluación de impacto: Es la que examina los cambios
permanentes y las mejoras de la calidad de vida producidos por el
proyecto, es decir, se enfoca en conocer la sostenibilidad de los
cambios alcanzados y los efectos imprevistos (positivos o negativos).
Esta evaluación necesariamente debe ser realizada luego de un tiempo
de culminado el proyecto y no justo después.
El tiempo recomendado para efectuar la evaluación de impacto es de 5
años.
Hay que considerar que las evaluaciones ex-ante y de proceso son
consideradas como evaluaciones formativas debido a que se
producen mientras se da la preparación y/o ejecución del proyecto y
sus conclusiones sirven para optimizar la ejecución del mismo.
Las evaluaciones de resultados y de impacto vienen a ser evaluaciones
sumativas que ocurren al culminar el proyecto e incluso un
tiempo después de haber culminado, ocurriendo que sus conclusiones
servirán para ser transferidas a otras experiencias pero ya no
podrán tener una aplicación directa en el proyecto que ha
concluído.
Las evaluaciones de resultados y de impacto requieren asumir un
diseño específico de investigación.
La línea de base
La línea de base o línea basal o estudio de base es la primera
medición de todos los indicadores contemplados en el diseño de un
proyecto de desarrollo social. Permite conocer el valor de los
indicadores al momento de iniciarse las acciones planificadas, es
decir, establece el 'punto de partida' del proyecto o intervención.
La línea de base suele tener un carácter cuantitativo y puede
recurrir tanto a fuentes primarias como a secundarias (por ejemplo:
censos, estudios previos).
Dentro del ciclo del proyecto, la línea de base debe realizarse
cuando éste se inicia; de lo contrario, no se contará con datos que
permitan establecer comparaciones posteriores e indagar por los
cambios ocurridos conforme el proyecto se vaya implementando.
Asimismo, de no realizarse se hacen menos confiables las posteriores
evaluaciones de resultados y/o de impacto de un proyecto de
desarrollo.
El resultado de la línea base se expresa en un informe que describe
la situación del problema identificado antes de la intervención del
proyecto y la información elaborada se conoce como año base, punto
de referencia o año cero.
Criterios utilizados para evaluar proyectos
La evaluación de proyectos, en sus distintos tipos, contempla una
serie de criterios base que permiten establecer sus conclusiones. En
función del campo, empresa u organización de que se trate, es que
se emplearán una serie de criterios u otros que guarden relación
con los objetivos estratégicos que se persigan.
No existen criterios únicos, por lo general los criterios surgen en
función de la naturaleza de cada proyecto pero existe cierto
consenso en la necesidad de analizar la pertinencia, eficacia,
eficiencia y sostenibilidad de los proyectos.
-
Pertinencia o relevancia: Observa la congruencia entre los
objetivos del proyecto y las necesidades identificadas y los
intereses de la población e instituciones (consenso social). Se
observa especialmente en la evaluación ex-ante pero también en los
demás tipos de evaluación.
-
Eficacia: Es el grado en que se han cumplido los objetivos. Se
observa en las evaluaciones de tipo continuas y ex-post.
-
Eficiencia: Indica el modo en que se han organizado y empleado
los recursos disponibles en la implementación del proyecto. Este
criterio es usual en el análisis costo-beneficio realizado en la
evaluación ex-ante.
- Sostenibilidad:
Establece que es la medida en que la población y/o las
instituciones mantienen vigentes los cambios logrados por el proyecto
una vez que este ha finalizado. Suele considerarse en las
evaluaciones de impacto.
ACTIVIDADES PROPUESTAS:
1. Realizar un Proyecto utilizando el modelo expuesto. Desarrollar todas sus fases, ajustándolo a un calendario previsto real.
2. Realizar un Proyecto para una semana de actividades en el Centro, encuadradas en un Programa desarrollado por todo el grupo de clase. Elegir las fechas.