Proyectos. Conceptos básicos

PROYECTOS

CONCEPTOS BÁSICOS

El proyecto es una unidad de acción capaz de materializar algún aspecto del desarrollo económico o social. Esto implica, desde le punto de vista económico, proponer la producción de algún bien o la prestación de algún servicio, con el empleo de una cierta técnica y con miras a obtener un determinado resultado, como ventaja económica o social.

El elaborar un proyecto supone la indicación de los medios necesarios para su realización y la adecuación de esos medios a los resultados que se persiguen. El análisis de estas cuestiones se hace en los proyectos no solo desde el punto de vista económico sino también técnico, financiero, administrativo e institucional.

Existen varias definiciones sobre lo que significa un proyecto, entre las que se pueden analizar las siguientes:

“Proyecto, es una inversión planeada de una actividad, con el objetivo de crear o ampliar una empresa o institución para producir bienes o servicios”

“El estudio que trata de configurar la realización concreta de parte de un determinado programa de inversiones, de organización, etc. y que debe someterse a una evaluación”.

“Es un conjunto de acciones que son necesarias realizar para alcanzar un objetivo previamente establecido, limitado por parámetros, temporales, tecnológicas, políticas, institucionales, económicas y ambientales”.

Todos los proyectos se planifican, desde los más sencillos como crear una estructura extra en la empresa, sacar al mercado un nuevo producto o la organización de un evento.

En general, la realización de un proyecto supone una inversión, es decir una utilización de recursos. En muchos casos la inversión es el hecho más importante que se analiza en un proyecto, en otros casos son problemas de distinta naturaleza.

Clasificación de proyectos.

Desde un punto de vista económico, la clasificación más común de los proyectos de producción de bienes y de prestación de servicios corresponde a la división de la economía en sectores de producción. este enfoque sectorial permite clasificar los proyectos en agropecuarios, industriales, de infraestructura social, de infraestructura económica y de servicios.

Proyectos de Servicio.

Son aquellos que prestan servicios de carácter personal, material o técnico, tanto a nivel profesional o a través de instituciones. Incluye consultorías, investigaciones técnicas, comercialización de productos y servicios sociales que no estén incluidos en la infraestructura social.

OBJETIVOS DE UN PROYECTO

Los proyectos de inversión pueden tener diversos objetivos. Dentro de estos objetivos se incluyen los de:

• Desarrollo
• Técnicos
• Asignación de recursos
• Rentabilidad

ETAPAS DE UN PROYECTO.

La finalidad de todo proyecto como documento de análisis, es aportar elementos de juicio para la toma de decisiones sobre su ejecución o sobre el apoyo que debiera prestar para su realización.

Ciclo de vida de un proyecto

El ciclo de vida de un proyecto comprende tres etapas bien diferenciadas

• Elaboración
• Ejecución
• Terminación

Elaboración

La finalidad de un documento sobre el proyecto es aportar elementos de juicio para tomar decisiones sobre su ejecución. Para ello deben analizarse problemas técnicos y ambientales, económicos, financieros, administrativos e institucionales. Estos diversos aspectos se correlacionan en cada estudio parcial que compone la justificación del proyecto. Esto requiere haber pasado, explícita o implícitamente, por varias etapas previas antes del diseño final.

En general dentro del ciclo de elaboración de un proyecto se reconocen las siguientes etapas:

• Identificación de la idea
• Anteproyecto preliminar
• Anteproyecto definitivo
• Proyecto definitivo
  
  

En el siguiente gráfico se muestra cómo durante el ciclo de elaboración del proyecto se va afinando el conocimiento sobre el mismo al disminuir las incertidumbres pero por otro lado este conocimiento implica costes para realizar los estudios correspondientes.

 

I. DISEÑO DEL PROYECTO

1. Elementos contextuales

a) Destinatarios

b) Dinámica territorial (barrio, unidad vecinal, comuna, etc.)

c) Dinámica sectorial (danza, teatro, música, patrimonio, desarrollo comunitario, educación, etc.)

II. FORMULACIÓN DEL PROYECTO

1. Objetivo general

2. Objetivos específicos

3. Fundamentación

4. Descripción (Destinatarios, Localización, Participantes)

5. Actividades

6. Cronograma de actividades

7. Recursos

a) Equipo humano

b) Recursos materiales

c) Recursos financieros

8. Reseña de los responsables y ejecutores del proyecto

I. DISEÑO DEL PROYECTO

1. Elementos contextuales

Debemos observar las condiciones relevantes a tomar en cuenta en la gestión de nuestros proyectos. Una vez realizado ese primer paso, es necesario iniciar el diseño del proyecto analizando y describiendo los elementos del contexto en el cual queremos insertarnos. Explorar y conocer las dinámicas del territorio, las características sectoriales y a los destinatarios que queremos llegar es fundamental para definir los alcances y objetivos de nuestro proyecto.

a. Destinatarios/Usuarios/Beneficiarios/Público

Los destinatarios serán un grupo de personas que comparten ciertas características comunes, al que dirigimos nuestros proyectos.

Toda iniciativa que llega a plantearse como proyecto contempla algún tipo de destinatario y, en la mayoría de los casos, satisfacer sus necesidades es el fin último del proyecto.

Es fundamental entonces poder caracterizar a nuestros destinatarios, ya que cada iniciativa tiene un público específico. No es lo mismo un concierto planteado para niños de enseñanza básica, que uno para universitarios o la tercera edad. Para hacer esta segmentación se pueden usar criterios como edad, género, intereses y prácticas artísticas, áreas de residencia y nivel de formación. La efectividad de nuestra acción dependerá en gran parte del conocimiento que tengamos de nuestros destinatarios.

b. Dinámica territorial

Es el análisis de los factores inherentes al territorio de referencia del proyecto que pueden influir en su definición. Se trata, por lo tanto, de conocer y resaltar los elementos distintivos del territorio en el que se llevará a cabo nuestro proyecto y que hacen que sea de una determinada manera.

Entenderemos por territorio aquel espacio natural o administrativo en el que tenemos previsto intervenir. Puede tratarse de una plaza, un barrio, una comuna, una provincia, una región o estado, un país entero o cualquiera de los cinco continentes. Lo importante es acotar nuestro espacio de análisis y observar en ellos características económicas, sociales, culturales, demográficas, políticas y otras necesarias para su identificación. Para hacer este análisis podemos recurrir a datos demográficos, sociológicos, indicadores

económicos, datos culturales generales como mapa de infraestructura cultural, niveles de oferta cultural, niveles de consumo cultural e impactos de los medios de comunicación locales y generales.

c. Dinámica sectorial

Es el análisis de los factores inherentes al sector cultural en el que se enmarca el proyecto y que pueden influir en su definición.

Entenderemos por sector aquel espacio conceptual o temático en el que tenemos previsto intervenir. Puede tratarse de un sector reconocido de la cultura como el patrimonio cultural y natural, las artes visuales, las artes escénicas, la música, el sector audiovisual o el literario. Puede ser un sector menos estandarizado como la fiesta, la cultura popular, el turismo cultural, los medios de comunicación, la cooperación internacional, la moda o la participación ciudadana, por citar algunos. El comportamiento y las dinámicas de crecimiento y desarrollo de sector será el objeto de nuestro análisis.

Para conocer y analizar las características de los destinatarios/beneficiarios, el territorio y el sector, podemos recurrir a diversas fuentes informativas; no siempre es necesario que apliquemos directamente encuestas o realicemos estudios, ya que cada vez más existen en el país organismos dedicados a generar tal información.

I. FORMULACIÓN DEL PROYECTO

Esta es la parte del proyecto en que definimos qué vamos a hacer y estructuramos cómo hacerlo. Recurriremos a un esquema de proyecto bastante difundido en el medio cultural. Una herramienta útil para orientarse en la visualización de cada punto es el método de las preguntas.

El método de las preguntas

Es frecuente ver proyectos redactados siguiendo un método muy simple y efectivo que ayuda a su presentación de forma clara y sucinta.

Su utilidad es sobre todo para personas que se inician en la labor de elaboración de proyectos, finalizando los pasos del método de preguntas con un documento descriptivo, que actúa como elemento de comunicación básico.

Preguntas básicas:

Qué  > Objetivo general

Para qué > Objetivos específicos

Por qué > Fundamentación

Cómo > Actividades

Dónde > Localización

Para quién > Público destinatario

Cuándo > Cronograma

Quiénes > Equipo de trabajo

Con qué > Recursos humanos, materiales y financieros

1. Objetivo general

Define lo que se pretende lograr con el proyecto, sus resultados o logros esperados. Este puede ser cuantificable en la medida que se establezcan los fines que se pretenden alcanzar.

Sus principales características son:

• Responde a la pregunta ¿qué se quiere lograr?
• Es aquel propósito más amplio que conforma el marco de referencia en relación al cual se estructura todo el resto de los elementos que componen el proyecto (objetivos específicos, actividades y recursos).
• Es el gran fin que se persigue y que una vez ejecutado el proyecto debe estar realizado.
• Se expresan en términos amplios y con verbos en infinitivo (crear, desarrollar, conocer, difundir, satisfacer, etc.).
• Se recomienda elaborar un solo objetivo general por proyecto.

2. Objetivos específicos

Éstos se desprenden directamente del objetivo general. Son las grandes líneas de acción que van a permitir su realización. Por esta razón deben estar en total coherencia con él.

Sus principales características son:

• Responden a la pregunta ¿cómo se pretende lograr el objetivo general?
• Son más concretos que el objetivo general.
• Su realización debe ser evaluable.
• De ellos se desprenden las actividades.

3. Fundamentación

Responde a la pregunta ¿por qué es necesario realizar este proyecto? Es la interrogante básica que necesitamos responder cuando redactamos la fundamentación o justificación. Para apoyar la respuesta a esta pregunta recurriremos al diagnóstico realizado en la primera parte del proyecto; desde donde debemos abordar dos cuestiones fundamentales para que esta parte del proyecto sea coherente:

• Hay que explicar la prioridad y urgencia del problema para el que se busca solución.

Existen muchas vías para lograr el objetivo general y nuestro proyecto es una de ellas. Por eso, debemos justificar por qué la solución que elegimos es la más adecuada y viable para resolver un problema principal.

• Cómo se resolverán las necesidades de los beneficiarios del proyecto.

A la hora de hacer la fundamentación o justificación de nuestros proyectos debemos responder:

• Antecedentes del contexto
• Detección de necesidades y problemas
• Alternativas de solución

4. Descripción

En este punto podemos exponer con más detalles las características del proyecto, de modo que quien desee conocerlo pueda hacerse una imagen precisa del mismo. Además de otros antecedentes se pueden incluir los siguientes:

Responde a las preguntas ¿qué?, ¿cómo?, ¿con quién?, ¿dónde?

• Información sobre las etapas del proyecto
• Contenidos de las actividades
• Programación de las actividades
• Lugares, fecha y hora donde se realizarán las actividades
• Antecedentes breves sobre historia de organización, creadores o lugares, según corresponda.
• Identificar a los otros participantes del proyecto (personas y organizaciones)

5. Actividades

• Son el conjunto de operaciones y tareas a realizar dentro del proyecto para alcanzar los objetivos propuestos, por lo que constituyen el nivel más concreto de la formulación. Responde a la pregunta: ¿Cuáles son las tareas o pasos a seguir para realizar el proyecto?

Las actividades se desprenden directamente de los objetivos específicos, deben estar contenidas en la descripción y claramente señaladas en el cronograma y presupuesto, como veremos más adelante.

6. Cronograma de actividades

Todo proyecto tiene un número de actividades y un tiempo en que deben realizarse. El cronograma responde a la pregunta ¿cuándo se realizarán las actividades del proyecto?, que nos permite ordenar cronológicamente las actividades en el tiempo que hemos definido. De esta forma podemos organizar las actividades en relación con las principales líneas de acción a desarrollar.

Debido a que las actividades están relacionadas entre sí, el no cumplimiento de los tiempos definidos para su ejecución puede tener consecuencias en la realización de los objetivos. Por ejemplo, si no se distribuyen los carteles con la anticipación adecuada, esto puede provocar una baja asistencia de público por desinformación, lo que afecta directamente los resultados esperados.

Definir el tiempo de realización de las actividades es clave; con una estimación realista acerca del tiempo que requerimos para cada una, podremos definir claramente las etapas de cumplimiento y distribuir las labores de los responsables.

Para realizar el cronograma podemos disponer de un cuadro que en su primera columna señale las actividades y, en las otras, señale los días, semanas, meses o años según la duración de nuestro proyecto.

También podemos incluir en una columna final los encargados/responsables de cada actividad.

7. Recursos

Los recursos son los medios de distinta clase que, según se requieran, sirven para lograr nuestros objetivos. La definición detallada de los recursos necesarios para desarrollar las actividades de un proyecto es fundamental para su realización. Un proyecto implica una gran y diversa cantidad de recursos, por lo que es conveniente tenerlos completamente visualizados en la etapa de formulación del proyecto.

Estimar y describir los recursos responde a la pregunta ¿qué y cuántos recursos requiere el proyecto?

Todos los proyectos requieren recursos para su concreción, que pueden ser de diversa índole: el equipo humano, recursos materiales o técnicos y financieros.

a. El equipo humano, las personas

b. Recursos materiales

Los recursos materiales o técnicos son todas aquellas máquinas, herramientas u objetos de cualquiera clase, necesarios para el desempeño de nuestras actividades.

c. Recursos financieros

Una vez determinado el equipo humano y los recursos materiales, estamos en condiciones de saber cuánto dinero necesitaremos para realizar el proyecto. Existen distintos criterios para determinar los ítems de un presupuesto. El más apropiado -desde el punto de vista de la planificación- es guiarse por las grandes líneas de acción en torno a las cuales organizamos las actividades. Otro criterio, presente en muchos de los formularios de postulación a fondos concursables, es separar los gastos en personal u honorarios, gastos de operación (materiales y/o servicios) y gastos de inversión (bienes).

Es fundamental que el presupuesto tenga las siguientes características, que deben ser tomadas en cuenta al evaluar un proyecto:

• Debe ser coherente con las actividades a realizar y con los objetivos.
• Ser realista. Se debe evitar, por una parte, elaborar un presupuesto con gastos demasiado elevados o, por el contrario, con gastos muy reducidos que en definitiva no permitirán la correcta realización de las actividades.

La confección de un presupuesto adecuado requiere de un proceso más o menos largo para determinar el monto de cada gasto, respaldado a través de cotizaciones de los honorarios, materiales y bienes y servicios necesarios. Un presupuesto debe tomar en cuenta el precio, calidad, disponibilidad y condiciones de pago de los recursos necesarios.

Flujo de Caja

Una vez elaborado el presupuesto es conveniente determinar y visualizar gráficamente como se comporta el flujo de recursos en el tiempo que abarca el proyecto. Para ello elaboraremos un flujo de caja compuesto por dos elementos:

Ingresos. Hay que tener absoluta claridad acerca de cómo van a ingresar los recursos al proyecto. El flujo sirve para evitar situaciones como no poder realizar una actividad programada porque no se cuenta con el financiamiento en el momento adecuado. Es útil elaborar un cuadro donde se especifiquen, al menos, los siguientes ítems:

• Subvenciones/Donaciones/Premios.
• Ingresos propios. Son los ingresos producidos por la propia organización. Pueden provenir de cuotas de socios, actividades comerciales, etc. En el caso de una entidad de origen público tendrá un presupuesto asignado, como es el caso de las unidades de cultura municipales.
• También puede ser conveniente incluir un anexo con los recursos en especies o servicios que ingresarán al proyecto como aporte, tales como impresión de carteles, donación de libros, trabajo voluntario y otros.

Gastos. Se debe aclarar cómo se va a gastar el dinero en el tiempo que abarca el proyecto. Para ello, se toma como base el presupuesto y se proyecta en el tiempo la manera de afectarse los gastos. Pueden ser divididos en: honorarios, operación e inversión.

8. Antecedentes de los responsables y ejecutores del proyecto

Por último, es importante incluir los antecedentes de los responsables del proyecto. En el caso de gestores o artistas individuales,

incluir una reseña de su trayectoria. En el caso de las organizaciones, su misión, líneas de acción y proyectos realizados.

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Evaluación de proyectos

En gestión de proyectos, la evaluación de proyectos es el proceso por el cual se intenta conocer en qué medida un proyecto ha logrado cumplir sus objetivos o bien qué capacidad tiene de cumplirlos.

En una evaluación de proyectos siempre se produce información para la toma de decisiones, por lo cual también se le puede considerar como una actividad orientada a mejorar la eficacia de los proyectos en relación con sus fines, además de promover mayor eficiencia en la asignación de recursos.

La evaluación no es un fin en sí misma, más bien es un medio para optimizar la gestión de los proyectos.

Tipos de evaluación según el momento en que se realiza

Los distintos tipos de evaluación varían según el momento en que se realicen. Los tipos de evaluación son: ex-ante, de proceso, ex-post y de impacto.

 

  

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Evaluación ex-ante: Se efectúa antes de la aprobación del proyecto y busca conocer su pertinencia, viabilidad y eficacia potencial. Este tipo de evaluación consiste en seleccionar de entre varias alternativas técnicamente factibles la que produce el mayor impacto al mínimo costo.

Este tipo de evaluación supone la incorporación de ajustes necesarios en el diseño del proyecto, lo cual podría generar incluso el cambio del target, su jerarquía de objetivos y el presupuesto.

Evaluación de proceso, operativa, de medio término o continua: Se hace mientras el proyecto se va desarrollando y guarda estrecha relación con el monitoreo del proyecto. Permite conocer en qué medida se viene logrando el logro de los objetivos.

En relación con esto, una evaluación de este tipo debe buscar aportar al perfeccionamiento del modelo de intervención empleado y a identificar lecciones aprendidas.

Las fuentes financieras suelen requerir la realización de este tipo de evaluación para ejecutar los desembolsos periódicos.

Evaluación ex-post, de resultados o de fin de proyecto: Se realiza cuando culmina el proyecto. Se enfoca en indagar el nivel de cumplimiento de los objetivos.

Evaluación de impacto: Es la que examina los cambios permanentes y las mejoras de la calidad de vida producidos por el proyecto, es decir, se enfoca en conocer la sostenibilidad de los cambios alcanzados y los efectos imprevistos (positivos o negativos).

Esta evaluación necesariamente debe ser realizada luego de un tiempo de culminado el proyecto y no justo después.

El tiempo recomendado para efectuar la evaluación de impacto es de 5 años.

Hay que considerar que las evaluaciones ex-ante y de proceso son consideradas como evaluaciones formativas debido a que se producen mientras se da la preparación y/o ejecución del proyecto y sus conclusiones sirven para optimizar la ejecución del mismo.

Las evaluaciones de resultados y de impacto vienen a ser evaluaciones sumativas que ocurren al culminar el proyecto e incluso un tiempo después de haber culminado, ocurriendo que sus conclusiones servirán para ser transferidas a otras experiencias pero ya no podrán tener una aplicación directa en el proyecto que ha concluído.

Las evaluaciones de resultados y de impacto requieren asumir un diseño específico de investigación.

La línea de base

La línea de base o línea basal o estudio de base es la primera medición de todos los indicadores contemplados en el diseño de un proyecto de desarrollo social. Permite conocer el valor de los indicadores al momento de iniciarse las acciones planificadas, es decir, establece el 'punto de partida' del proyecto o intervención.

La línea de base suele tener un carácter cuantitativo y puede recurrir tanto a fuentes primarias como a secundarias (por ejemplo: censos, estudios previos).

Dentro del ciclo del proyecto, la línea de base debe realizarse cuando éste se inicia; de lo contrario, no se contará con datos que permitan establecer comparaciones posteriores e indagar por los cambios ocurridos conforme el proyecto se vaya implementando. Asimismo, de no realizarse se hacen menos confiables las posteriores evaluaciones de resultados y/o de impacto de un proyecto de desarrollo.

El resultado de la línea base se expresa en un informe que describe la situación del problema identificado antes de la intervención del proyecto y la información elaborada se conoce como año base, punto de referencia o año cero.

Criterios utilizados para evaluar proyectos

La evaluación de proyectos, en sus distintos tipos, contempla una serie de criterios base que permiten establecer sus conclusiones. En función del campo, empresa u organización de que se trate, es que se emplearán una serie de criterios u otros que guarden relación con los objetivos estratégicos que se persigan.

No existen criterios únicos, por lo general los criterios surgen en función de la naturaleza de cada proyecto pero existe cierto consenso en la necesidad de analizar la pertinencia, eficacia, eficiencia y sostenibilidad de los proyectos.

• Pertinencia o relevancia: Observa la congruencia entre los objetivos del proyecto y las necesidades identificadas y los intereses de la población e instituciones (consenso social). Se observa especialmente en la evaluación ex-ante pero también en los demás tipos de evaluación.
• Eficacia: Es el grado en que se han cumplido los objetivos. Se observa en las evaluaciones de tipo continuas y ex-post.
• Eficiencia: Indica el modo en que se han organizado y empleado los recursos disponibles en la implementación del proyecto. Este criterio es usual en el análisis costo-beneficio realizado en la evaluación ex-ante.
• Sostenibilidad: Establece que es la medida en que la población y/o las instituciones mantienen vigentes los cambios logrados por el proyecto una vez que este ha finalizado. Suele considerarse en las evaluaciones de impacto.

  

ACTIVIDADES PROPUESTAS:
1. Realizar un Proyecto utilizando el modelo expuesto. Desarrollar todas sus fases, ajustándolo a un calendario previsto real.
2. Realizar un Proyecto para una semana de actividades en el Centro,  encuadradas en un Programa desarrollado por todo el grupo de clase. Elegir las fechas.